Conditions générales de vente et d'utilisation

dernière mise à jour : 03/10/2026

Article 1. Objet et champ d'application

Les présentes conditions générales de vente et d'utilisation (les « Conditions ») régissent la souscription et l'utilisation du service Scaaner, logiciel de réalisation d'états des lieux immobiliers accessible par le site scaaner.com, l'application web espace.scaaner.com et les applications mobiles Scaaner (le « Service »).

Elles s'appliquent à l'exclusion de toutes autres conditions, notamment celles du Client. L'accord de sous-traitance de données personnelles figurant en annexe en fait partie intégrante.

Article 2. Définitions

• Éditeur : l'entrepreneur individuel exploitant le Service sous le nom commercial Scaaner, identifié dans les informations légales.
• Client : la personne morale ou physique agissant dans le cadre de son activité professionnelle (agence immobilière, administrateur de biens, gestionnaire locatif…) qui crée un compte et souscrit au Service.
• Utilisateur : toute personne autorisée par le Client à utiliser le Service sous son compte.
• Contenus : l'ensemble des données saisies, importées ou produites par le Client et ses Utilisateurs dans le Service (biens, personnes, photos, descriptions, signatures, états des lieux).
• État des lieux : un document d'entrée ou de sortie créé dans le Service pour un bien.
• Crédit : droit de créer un état des lieux, acquis par l'achat d'un lot.

Article 3. Réservé aux professionnels

Le Service est exclusivement destiné aux professionnels. En créant un compte, le Client déclare agir dans le cadre de son activité professionnelle. Les dispositions du Code de la consommation ne lui sont pas applicables, notamment le droit de rétractation.

Article 4. Acceptation

Le Client accepte les présentes Conditions en cochant la case prévue à cet effet lors de la création de son compte. La date de cette acceptation et la version des Conditions acceptée sont enregistrées. Elles sont de nouveau acceptées lors de chaque paiement.

La version applicable est celle publiée sur le site au jour de la souscription ou de son renouvellement, sous réserve de l'article 10.

Article 5. Description du Service

Le Service permet notamment de :

• créer et gérer des biens, des propriétaires et des locataires ;
• réaliser des états des lieux d'entrée et de sortie, pièce par pièce, avec photos ;
• obtenir, à partir des photos ou d'une description saisie ou dictée, des propositions d'éléments et d'états générées par intelligence artificielle ;
• faire parapher et signer l'état des lieux à l'écran par les parties présentes ;
• générer le document au format PDF, le télécharger et l'envoyer par email ;
• comparer un état des lieux de sortie à l'état des lieux d'entrée correspondant.

Lorsqu'un état des lieux est finalisé, l'identité et les coordonnées du propriétaire et du locataire sont figées telles qu'elles figuraient au moment de la finalisation. Une modification ultérieure des fiches n'altère pas le document finalisé. Rouvrir un état des lieux efface ses paraphes et signatures, qui devront être recueillis à nouveau.

L'Éditeur peut faire évoluer les fonctionnalités, à condition de ne pas réduire substantiellement le Service souscrit en cours de période.

Article 6. Offres et tarifs

Les offres et prix en vigueur sont présentés sur scaaner.com et dans l'espace client.

• Standard : jusqu'à 25 états des lieux par mois. En paiement mensuel, ce volume s'apprécie sur chaque période de facturation. En paiement annuel, il s'apprécie par périodes mensuelles successives à compter de la date de souscription. Le volume non utilisé n'est pas reporté sur la période suivante.
• Illimité : nombre d'états des lieux non limité, dans le respect d'un usage normal par une agence.
• Chaque abonnement est proposé en paiement mensuel ou annuel, le paiement annuel bénéficiant d'une remise affichée au moment de la souscription.
• Lot de crédits : achat unique d'un nombre déterminé de crédits, avec ou sans abonnement. Un crédit est consommé à la création d'un état des lieux lorsque le Client n'a pas d'abonnement, ou au-delà du volume compris dans l'offre Standard. Les crédits n'ont pas de date d'expiration tant que le compte existe ; ils ne sont ni remboursables ni cessibles, et sont perdus en cas de suppression du compte.

La création d'un état des lieux, d'entrée comme de sortie, est décomptée au moment de sa création. La comparaison entre deux états des lieux n'est pas décomptée.

Le Client abonné à l'offre Standard est informé par email lorsqu'il a utilisé 80 % du volume de la période, puis lorsqu'il ne lui reste plus qu'un état des lieux disponible.

Les prix sont indiqués en euros. TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts.

Article 7. Période d'essai

La première souscription à un abonnement ouvre droit à une période d'essai gratuite de 7 jours, limitée à une par Client. Un moyen de paiement est demandé à l'inscription ; aucun prélèvement n'intervient pendant l'essai. Sauf résiliation avant son terme, l'abonnement démarre automatiquement à la fin de l'essai et la première échéance est alors prélevée.

Article 8. Souscription, paiement et facturation

La souscription, l'achat de crédits et la gestion de l'abonnement s'effectuent exclusivement sur le site web, depuis l'espace client. Aucun achat n'est proposé dans les applications mobiles.

Le paiement est réalisé par carte bancaire via le prestataire Stripe. L'Éditeur n'a jamais accès aux données de carte. Les abonnements sont payables d'avance, par prélèvement automatique à chaque échéance mensuelle ou annuelle.

Le nom et l'adresse de facturation du Client sont demandés lors du paiement. Une facture est émise pour chaque paiement, abonnement comme lot de crédits. Elle est envoyée par email et reste accessible depuis l'espace client.

En cas d'échec de paiement, le prestataire procède à de nouvelles tentatives. À défaut de régularisation, l'accès au Service est suspendu jusqu'au paiement, sans suppression immédiate des Contenus (voir article 12).

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure préalable, des pénalités de retard au taux égal à trois fois le taux d'intérêt légal, ainsi qu'une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros, conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce.

Article 9. Durée, changement d'offre, renouvellement et résiliation par le Client

L'abonnement est conclu pour la période choisie (un mois ou un an) et se renouvelle automatiquement pour une période identique.

Le Client peut changer d'offre depuis son espace client. Le passage à une offre supérieure prend effet immédiatement, avec un ajustement au prorata de la période en cours. Le passage à une offre inférieure prend effet à la fin de la période en cours.

Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace client. La résiliation prend effet à la fin de la période en cours : l'accès est maintenu jusqu'à cette date et aucun remboursement, même partiel, n'est dû pour la période entamée.

Article 10. Évolution des prix et des Conditions

L'Éditeur peut modifier ses prix ou les présentes Conditions. Le Client en est informé par email au moins 30 jours avant leur application. Les nouveaux prix s'appliquent à compter du renouvellement suivant cette date. Le Client qui refuse la modification peut résilier son abonnement avant son entrée en vigueur ; à défaut, elle est réputée acceptée.

Article 11. Suspension et résiliation par l'Éditeur

L'Éditeur peut suspendre l'accès au Service, après notification lorsque la situation le permet, en cas de défaut de paiement, d'atteinte à la sécurité du Service, d'usage frauduleux ou manifestement abusif, ou de manquement grave aux Conditions.

En cas de manquement non corrigé dans les 15 jours suivant une mise en demeure par email, l'Éditeur peut résilier le compte de plein droit.

Si l'Éditeur décide de cesser l'exploitation du Service, il en informe les Clients au moins 60 jours à l'avance et rembourse la part non consommée des abonnements payés d'avance.

Article 12. Données du Client, restitution et suppression

Le Client peut télécharger à tout moment ses états des lieux au format PDF. Il lui appartient d'en conserver une copie dans ses propres archives, conformément à ses obligations professionnelles : le Service n'a pas vocation à remplacer son archivage légal.

Un compte n'est jamais supprimé tant qu'il dispose d'un abonnement actif, en essai ou en cours de régularisation de paiement, ou d'au moins un crédit. Lorsque le Client ne dispose plus d'aucun abonnement ni d'aucun crédit, son compte et ses Contenus sont conservés :

• 90 jours après la fin de son dernier abonnement ;
• s'il a acheté des crédits, 12 mois après son dernier achat de crédits ou la création de son dernier état des lieux, la date la plus tardive étant retenue ;
• 90 jours après la création du compte, si aucun abonnement n'a été souscrit ni aucun crédit acheté.

Lorsque plusieurs délais s'appliquent, le plus long est retenu. Pendant ce délai, le Client peut réactiver son accès et récupérer ses documents. Il est prévenu par email 7 jours avant la suppression. À l'issue du délai, le compte et les Contenus sont définitivement supprimés.

Le Client peut à tout moment supprimer un état des lieux ; ses photos sont alors supprimées dans les 24 heures. Il peut également supprimer son compte depuis l'application ou l'espace client. Cette suppression entraîne l'effacement immédiat et irréversible du compte et de tous les Contenus, ainsi que la résiliation de l'abonnement en cours, sans remboursement de la période entamée.

Article 13. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• fournir des informations exactes et les tenir à jour ;
• garder ses identifiants confidentiels et répondre de toute utilisation de son compte par ses Utilisateurs ;
• utiliser le Service conformément à sa destination et à la réglementation, notamment la loi du 6 juillet 1989 et la réglementation relative aux états des lieux ;
• respecter ses obligations de responsable de traitement envers les locataires, propriétaires et toute personne dont il saisit les données, en particulier leur information ;
• ne pas photographier de personnes ni de documents ou objets personnels sans nécessité ;
• ne pas tenter d'accéder aux données d'autres Clients, de perturber le Service, d'en extraire le contenu de manière automatisée ou de le reproduire.

Article 14. Analyse par intelligence artificielle

Les propositions générées par l'analyse des photos ou des descriptions sont des suggestions destinées à accélérer la saisie. Elles peuvent être incomplètes ou inexactes. L'Utilisateur les vérifie, les corrige et les valide ; il demeure seul responsable du contenu final de l'état des lieux. L'analyse est facultative : le Service peut être utilisé entièrement en saisie manuelle.

Article 15. Signature électronique

Le Service permet de recueillir le paraphe et la signature des parties par tracé manuscrit à l'écran, horodatés et intégrés au document. Cette signature électronique est conforme au règlement (UE) n° 910/2014 dit « eIDAS ». L'Éditeur n'est pas un prestataire de services de confiance qualifié. Il appartient au Client de s'assurer de l'identité des signataires et de l'adéquation de ce mode de signature à ses besoins.

Article 16. Disponibilité et maintenance

L'Éditeur met en œuvre des moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la sécurité du Service, sans engagement de résultat ni de niveau de service. Des interruptions peuvent intervenir pour maintenance, mise à jour ou incident, y compris chez ses prestataires techniques. L'Éditeur s'efforce de les limiter et d'en informer les Clients lorsqu'elles sont programmées.

Article 17. Responsabilité

L'Éditeur est tenu d'une obligation de moyens.

Il ne saurait être responsable du contenu des états des lieux, des litiges entre le Client et ses mandants, locataires ou propriétaires, ni des dommages indirects tels que perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de données ou d'image.

Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité totale de l'Éditeur, toutes causes confondues, est limitée aux sommes effectivement payées par le Client au titre du Service au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

Article 18. Propriété intellectuelle

Le Service, ses logiciels, interfaces, référentiels et bases de données restent la propriété de l'Éditeur. Le Client bénéficie, pendant la durée de son accès, d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible, limité à ses besoins professionnels.

Le Client reste propriétaire de ses Contenus. Il concède à l'Éditeur le droit de les héberger et de les traiter dans la seule mesure nécessaire à la fourniture du Service.

Article 19. Données personnelles

Le traitement des données relatives au Client et à ses Utilisateurs est décrit dans la politique de confidentialité. Pour les données personnelles contenues dans les Contenus, le Client agit en qualité de responsable de traitement et l'Éditeur en qualité de sous-traitant, dans les conditions de l'annexe ci-dessous.

Article 20. Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, y compris une défaillance majeure d'un hébergeur ou d'un opérateur de réseau.

Article 21. Droit applicable et litiges

Les présentes Conditions sont régies par le droit français. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable. À défaut, compétence exclusive est attribuée au tribunal de commerce dans le ressort duquel se trouve l'établissement de l'Éditeur, y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d'appel en garantie.

Article 22. Contact

Pour toute question relative aux présentes Conditions : contact@scaaner.com.

Annexe — Accord de sous-traitance de données personnelles

Conformément à l'article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD), la présente annexe encadre les traitements réalisés par l'Éditeur (le « Sous-traitant ») pour le compte du Client (le « Responsable de traitement »).

A1. Objet, nature et finalité

Le Sous-traitant héberge et traite les données personnelles contenues dans les Contenus aux seules fins de fournir le Service : stockage, analyse assistée par intelligence artificielle, génération des documents, recueil des paraphes et signatures, envoi par email et comparaison des états des lieux.

A2. Données et personnes concernées

• Personnes concernées : locataires, propriétaires, mandataires et toute personne dont le Client saisit les données, ainsi que les Utilisateurs.
• Données : identité, coordonnées (email, téléphone, adresse, nouvelle adresse), adresse et description des biens, photos des locaux, paraphes et signatures horodatés, contenu des états des lieux, copie des informations des parties figée à la finalisation, et historique des envois.
• Aucune catégorie particulière de données au sens de l'article 9 du RGPD n'est requise par le Service ; le Client s'engage à ne pas en saisir.

A3. Durée

La présente annexe s'applique pendant toute la durée d'utilisation du Service et jusqu'à la suppression des données dans les conditions de l'article A10.

A4. Instructions

Le Sous-traitant traite les données uniquement sur instruction documentée du Responsable de traitement, constituée par les présentes Conditions et par l'utilisation que le Client fait des fonctionnalités du Service. S'il estime qu'une instruction enfreint la réglementation, il en informe immédiatement le Client.

A5. Confidentialité et sécurité

Le Sous-traitant garantit la confidentialité des données et veille à ce que toute personne autorisée à y accéder soit soumise à une obligation de confidentialité. Il met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment : chiffrement des échanges, stockage des mots de passe sous forme chiffrée irréversible, cloisonnement des données de chaque Client au niveau de la base de données, stockage privé des photos accessible par liens temporaires, limitation des accès techniques à l'Éditeur.

A6. Sous-traitants ultérieurs

Le Responsable de traitement autorise de manière générale le recours aux sous-traitants ultérieurs dont la liste figure dans la politique de confidentialité. Le Sous-traitant l'informe par email de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer pour un motif légitime et, à défaut d'accord, résilier son abonnement sans frais. Le Sous-traitant impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection équivalentes.

A7. Transferts hors de l'Union européenne

Les données sont stockées dans l'Union européenne. Certains traitements, notamment l'analyse des photos, peuvent impliquer un transfert vers des prestataires établis hors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne et, le cas échéant, par la certification du prestataire au Data Privacy Framework UE–États-Unis. Les prestataires d'analyse n'utilisent pas les données pour entraîner leurs modèles.

A8. Assistance

Le Sous-traitant aide le Responsable de traitement, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées, à assurer la sécurité des traitements et, le cas échéant, à réaliser une analyse d'impact. Toute demande reçue directement d'une personne concernée est transmise au Client dans les meilleurs délais.

A9. Violation de données

Le Sous-traitant notifie au Responsable de traitement toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles permettant au Client de satisfaire à ses propres obligations de notification.

A10. Sort des données

À la fin du Service, les données sont supprimées dans les conditions de l'article 12 des Conditions. Le Client peut récupérer ses documents avant ces échéances en les téléchargeant.

A11. Documentation et audit

Le Sous-traitant met à disposition du Responsable de traitement, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations. Un audit peut être réalisé, au plus une fois par an, aux frais du Client, sur préavis de 30 jours, par un auditeur tenu au secret et n'étant pas un concurrent de l'Éditeur.

A12. Obligations du Responsable de traitement

Le Client s'engage à disposer d'une base légale pour les traitements, à informer les personnes concernées de l'utilisation du Service, à ne saisir que des données nécessaires, et à documenter par écrit toute instruction particulière.