Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 03/10/2026
La présente politique explique quelles données personnelles sont traitées lors de l'utilisation du site scaaner.com, de l'application web espace.scaaner.com et de l'application mobile Scaaner (iOS et Android), pourquoi, combien de temps, et quels sont vos droits.
1. Qui sommes-nous
Scaaner est le nom commercial de l'entreprise dont l'identité complète figure dans les informations légales. Elle est le responsable de traitement au sens de la présente politique.
Contact pour toute question relative à vos données : contact@scaaner.com
Scaaner est un logiciel professionnel d'états des lieux destiné aux agences immobilières et gestionnaires locatifs (les « Clients »). Il n'est pas destiné aux particuliers.
2. Deux rôles distincts
Selon les données, Scaaner n'a pas le même rôle au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) :
- Responsable de traitement pour les données de ses Clients et des personnes qui demandent à créer un compte : compte utilisateur, agence, abonnement, facturation, données techniques de l'application.
- Sous-traitant pour les données que les Clients saisissent dans leurs états des lieux : locataires, propriétaires, biens, photos, paraphes et signatures. Pour ces données, le responsable de traitement est l'agence qui réalise l'état des lieux. Scaaner les traite uniquement sur ses instructions, dans le cadre de l'accord de sous-traitance annexé aux conditions générales de vente.
Si vous êtes locataire ou propriétaire et que vous souhaitez exercer vos droits sur un état des lieux, adressez-vous en priorité à l'agence qui l'a réalisé. Scaaner l'assistera pour répondre à votre demande.
3. Données traitées en tant que responsable de traitement
| Données | Finalité | Base légale |
|---|---|---|
| Email et mot de passe (stocké sous forme chiffrée irréversible) | Création et accès au compte | Exécution du contrat |
| Date et version des conditions générales acceptées | Preuve de l'acceptation des conditions | Exécution du contrat et intérêt légitime |
| Email saisi dans l'application pour demander la création d'un compte | Envoi du lien d'inscription, limitation des abus, suivi des demandes | Mesures précontractuelles prises à votre demande |
| Informations de l'agence : nom, SIRET, adresse, téléphone, email d'expédition, logo, mentions légales professionnelles, couleur des documents | Paramétrage du compte, en-tête des PDF et des emails envoyés | Exécution du contrat |
| Email, nom et adresse de facturation, identifiant client et statut d'abonnement, transmis au prestataire de paiement | Souscription, facturation, gestion de l'abonnement et des crédits | Exécution du contrat ; obligation légale pour la conservation des factures |
| Nombre d'états des lieux créés et crédits restants | Application de l'offre, alertes de consommation | Exécution du contrat |
| Rapports de plantage de l'application mobile : modèle d'appareil, version du système, version de l'application, trace technique de l'erreur | Détection et correction des bugs | Intérêt légitime (bon fonctionnement du service) |
| Échanges avec le support | Répondre aux demandes | Intérêt légitime |
Les rapports de plantage sont configurés pour ne pas collecter l'adresse IP ni d'identifiant personnel. Aucune donnée bancaire n'est reçue ni stockée par Scaaner : le paiement est traité intégralement par Stripe.
Scaaner vous adresse des emails liés au service : lien d'inscription demandé depuis l'application, réinitialisation du mot de passe, alertes de consommation de votre offre, avertissement avant la suppression d'un compte inactif. Aucun email publicitaire n'est envoyé.
4. Données traitées en tant que sous-traitant (pour le compte des agences)
Dans le cadre de la réalisation des états des lieux, les Clients saisissent ou produisent :
- l'identité et les coordonnées des locataires et propriétaires (nom, prénom, email, téléphone, adresse, nouvelle adresse du locataire sortant) ;
- l'adresse et la description des biens ;
- les photos des pièces et des équipements ;
- les descriptions saisies ou dictées ;
- les paraphes et signatures tracés à l'écran, avec leur date et heure ;
- à la finalisation d'un état des lieux, une copie figée de l'identité et des coordonnées du propriétaire et du locataire, pour que le document signé reste fidèle même si les fiches sont modifiées ensuite ;
- les états des lieux générés au format PDF et leur historique d'envoi par email.
Ces données sont traitées uniquement pour produire, conserver, signer et transmettre les états des lieux, conformément aux instructions du Client.
Les photos concernent des locaux et des équipements. Les Clients sont invités à ne pas photographier de personnes ni de documents ou objets personnels sans nécessité.
5. Analyse automatique par intelligence artificielle
Scaaner propose une analyse automatique des photos et du texte pour pré-remplir les éléments d'une pièce et leur état. L'utilisateur valide et corrige toujours les propositions : aucune décision n'est prise automatiquement.
- Les photos sont analysées par Anthropic (modèle Claude).
- Les descriptions saisies ou dictées sont analysées par Mistral AI ; en cas d'indisponibilité, par Anthropic.
Seuls les photos, le texte descriptif, le nom de la pièce et la liste des éléments concernés sont transmis. L'adresse du bien et l'identité des locataires ou propriétaires ne sont jamais envoyées à ces services.
Ces prestataires n'utilisent pas les données transmises via leur API pour entraîner leurs modèles, et les suppriment dans un délai de 30 jours, conservées uniquement à des fins de sécurité et de prévention des abus. Scaaner n'utilise pas les photos de ses Clients pour entraîner un modèle.
La dictée vocale utilise le micro du clavier de votre téléphone : la reconnaissance vocale est réalisée par Apple ou Google selon votre appareil, conformément à leurs propres politiques. L'application Scaaner n'accède pas au micro et ne reçoit que le texte obtenu.
6. Destinataires et sous-traitants
Les données ne sont jamais vendues, louées ni utilisées à des fins publicitaires. Elles sont accessibles uniquement aux utilisateurs de l'agence concernée et aux prestataires techniques suivants, strictement pour le fonctionnement du service :
| Prestataire | Rôle | Localisation des données |
|---|---|---|
| Supabase | Base de données, stockage des photos et fichiers, authentification | Union européenne (Irlande) |
| Vercel | Hébergement de l'application web et des traitements serveur | Union européenne |
| Resend | Envoi des emails (états des lieux, inscription, réinitialisation de mot de passe, alertes) | Union européenne (Irlande) |
| Stripe | Paiement, facturation et gestion des abonnements | Union européenne (Irlande), avec transferts possibles |
| Mistral AI | Analyse du texte descriptif | Union européenne |
| Anthropic | Analyse des photos, et du texte en secours | États-Unis |
| Sentry | Rapports de plantage de l'application mobile | Union européenne (Allemagne) |
| Cloudflare | Gestion du nom de domaine et acheminement des emails reçus sur les adresses @scaaner.com | Réseau mondial |
Certains de ces prestataires sont des sociétés établies aux États-Unis. Lorsque des données sont transférées ou accessibles hors de l'Union européenne, ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par la certification du prestataire au Data Privacy Framework UE–États-Unis.
7. Durées de conservation
- Compte, agence et contenus (biens, états des lieux, photos, signatures) : tant que le compte dispose d'un abonnement ou d'au moins un crédit. Ensuite : 90 jours après la fin du dernier abonnement ; 12 mois après le dernier achat de crédits ou le dernier état des lieux créé pour un compte ayant acheté des crédits ; 90 jours après la création pour un compte n'ayant jamais payé. Le délai le plus long s'applique. Un email vous prévient 7 jours avant la suppression définitive. Ce délai permet de réactiver l'accès ou de récupérer ses documents.
- Suppression sur demande : l'utilisateur peut supprimer son compte à tout moment depuis l'application ou l'espace client. Toutes les données du compte, de l'agence et des états des lieux, photos comprises, sont alors effacées immédiatement et définitivement, et l'abonnement en cours est résilié.
- État des lieux supprimé : ses photos sont effacées dans les 24 heures.
- Demandes de création de compte faites depuis l'application : 30 jours.
- Factures et pièces comptables : 10 ans, conformément au Code de commerce (conservées par Stripe et dans la comptabilité de l'éditeur).
- Rapports de plantage : 30 jours.
- Données conservées sur l'appareil mobile : jusqu'à la déconnexion ou la suppression du compte ; photos : 7 jours au plus après leur envoi (voir section 9).
- Données transmises aux services d'analyse IA : 30 jours maximum chez le prestataire, voir section 5.
Il appartient à chaque agence de conserver les états des lieux dont elle a besoin au-delà de ces durées, par exemple en téléchargeant les PDF.
8. Sécurité
Les échanges sont chiffrés (HTTPS). Les mots de passe sont stockés sous forme chiffrée irréversible. Chaque agence n'a accès qu'à ses propres données, grâce à un cloisonnement appliqué directement au niveau de la base de données. Les photos sont stockées de façon privée et ne sont accessibles que par des liens temporaires. Les accès techniques sont limités à l'éditeur.
9. Application mobile : autorisations et données sur l'appareil
L'application demande uniquement :
- l'accès à l'appareil photo, pour photographier les pièces ;
- l'accès à la photothèque, pour importer des photos existantes ou le logo de l'agence.
Elle n'utilise ni la géolocalisation, ni le micro, ni les contacts, et ne contient aucun traceur publicitaire.
Pour s'afficher rapidement et permettre de travailler sans connexion (par exemple dans une cave), l'application conserve sur l'appareil, dans son espace privé :
- une copie des biens, des fiches propriétaires et locataires, et des états des lieux consultés ou en cours, avec leurs pièces, éléments, compteurs et clés ;
- les photos prises avec l'application, jusqu'à leur envoi, puis pendant 7 jours au plus ;
- les modifications faites sans connexion, jusqu'à leur envoi au serveur ;
- les documents PDF téléchargés.
Ces données ne sont accessibles qu'à l'application. Elles sont effacées lorsque l'utilisateur se déconnecte ou supprime son compte. Elles sont exclues de la sauvegarde Google sur Android. Sur iPhone, selon les réglages de l'appareil, elles peuvent être incluses dans la sauvegarde iCloud.
10. Cookies
Le site scaaner.com ne dépose aucun cookie. L'application web espace.scaaner.com utilise uniquement les cookies strictement nécessaires au maintien de la connexion. Aucun outil de mesure d'audience ni de publicité n'est utilisé. Ces cookies étant indispensables au service, ils ne nécessitent pas de consentement.
11. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives sur leur sort après votre décès.
Pour les exercer : contact@scaaner.com. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois.
Pour les données d'un état des lieux (locataires, propriétaires), adressez-vous à l'agence concernée, qui en est responsable ; vous pouvez aussi écrire à Scaaner, qui transmettra votre demande à l'agence.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
12. Modifications
Cette politique peut être mise à jour pour refléter l'évolution du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement important, les Clients en sont informés par email.